A Comparative Review of Notarial Protocol Law Regarding the Storage of Minutes of Deeds Relating to Changes in the Legal Form of Limited Liability Companies from Time to Time
DOI:
https://doi.org/10.38035/jgsp.v3i4.494Keywords:
Notary Protocol, Notary Law, Archives Digitalization, National Archives, Personal Data ProtectionAbstract
This study examines the evolution of legal provisions regarding the storage of notarial protocols in Indonesia from the colonial era to the current digital era. The Indonesian Notary Law (Stbl. 1860 No. 3) placed full responsibility on individual notaries, without clear security standards or timeframes. After independence, significant reforms came through Law Number 30 of 2004 in conjunction with Law Number 2 of 2014 concerning the Notary Office (UUJN), which introduced a multi-layered oversight mechanism by the Supervisory Board and regulated the submission of protocols upon the resignation or death of a notary, as stipulated in Articles 62–65. Further integration is evident in the provisions of Articles 21–23 of Law Number 40 of 2007 in conjunction with Law Number 6 of 2023 concerning Limited Liability Companies, which require the reporting of deeds of amendments to the Articles of Association through an electronic system. National archival standards, as stipulated in Article 23 of Law Number 43 of 2009 and Minister of Law and Human Rights Regulation Number 9 of 2017, further emphasize the importance of digitization, supported by personal data protection in Law Number 27 of 2022 and the recognition of electronic signatures through Article 11 of the Electronic Information and Transactions (ITE) Law. This study highlights a comparison of authority, storage mechanisms, and security standards from the colonial era to the present, while also identifying barriers such as limited physical space, the risk of data breaches, and technological readiness. The findings indicate that synchronizing the UUJN (National Law on Notaries), the UU PT (Company Law), and the Law on Archives is crucial to ensuring efficient, secure, and technologically advanced notarial archives management.
References
Abdul, H. (2022). Tanggung Jawab Notaris Dalam Menjaga Minuta Akta. FENOMENA, 20(2), 184-197.
Abidin, A. M., Ali, M., & Azizah, A. (2024). Prinsip Kehati-Hatian yang Dilakukan Notaris dalam Penyimpanan Minuta Akta Notaris. J-CEKI: Jurnal Cendekia Ilmiah, 3(5), 3980-3987.
Adipratama, A. A. (2022). Pengaturan Rapat Umum Pemegang Saham Dalam Anggaran Dasar Perseroan Terbatas. Jurnal Hukum Sasana, 8(2).
Afdhali, D. R., & Syahuri, T. (2023). Idealitas Penegakkan Hukum Ditinjau Dari Perspektif Teori Tujuan Hukum. Collegium Studiosum Journal, 6(2), 555-561.
Al-Fathan, M. S., & A'la, A. (2024). Sejarah dan Perkembangan Sistem Kearsipan di Indonesia pada Masa Kolonial hingga Sekarang. Konferensi Nasional Mahasiswa Sejarah Peradaban Islam, 1, 1042-1050.
Ballan, O. B. (2022). Tanggung Jawab Notaris Terhadap Rusaknya Minuta Akta yang Disimpan oleh Notaris. Wacana Paramarta: Jurnal Ilmu Hukum, 21(1), 57-67.
Darmansah, T., Nur, A. M., Suryadi, H. S., & Nurarfiansyah, L. T. (2024). Tantangan dan Solusi dalam Pengelolaan Arsip di Era Digital. Jurnal Ekonomi Dan Bisnis Digital, 2(1), 16-20.
Farhana, W. A. (2024). Peran Notaris dalam Keabsahan Akta untuk Meminimalisasi Sengketa Tanah. Prosiding Seminar Nasional Hukum, Kebijakan Publik, Hak Asasi Manusia dan Keadilan, 3, 1-9.
Fitriasari, R. E. (2022). Peran Jabatan Notaris Dalam Penyimpanan Protokol Notaris Yang Disimpan Dalam Bentuk Elektronik Arsip. Jurnal Hukum Dan Kenotariatan, 6(2), 1052-1071.
Hasan, R. E. (2024). Tanggung Jawab Pemegang Protokol Notaris Dalam Mengeluarkan Salinan Minuta Akta Yang Terdegradasi. Officium Notarium, 4(2), 269-292.
Ilham, R. Z. (2022). Akibat Hukum Pembuatan Salinan Yang Berbeda Dengan Minuta Berdasarkan Analisis Putusan Pengadilan Negeri Jakarta Selatan Nomor 20/PDT. G/2017/PN JKT-SEL. Indonesian Notary, 4(1), 39.
Jagadhita, I. D., & Bagiastra, I. N. (2025). Urgensi Regulasi Penyimpanan Protokol Notaris Pasca 25 Tahun dalam Rangka Reformasi Hukum Kenotariatan di Indonesia. Acta Comitas: Jurnal Hukum Kenotariatan, 10(02), 332-347.
Juliani, A. D. (2024). Penyusunan Akta Perjanjian Elektronik dalam Hukum Keperdataan: Peran Notaris dan Tanggung Jawab Hukum. Officium Notarium, 4(2), 177-201.
Larasati, R. (2023). Dinamika Sistem Pengawasan Notaris di Indonesia. Pekalongan: Penerbit NEM.
Marbun, A. P. (2023). Tanggung Jawab Yuridis Notaris Dalam Penyimpanan Minuta Akta. Media Bina Ilmiah, 18(2), 345-356.
Notarisya, F. F., & Widyawati, S. (2024). Pembuktian Sengketa Merek Di Pengadilan: Peran Penting Akta Pendirian Dan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan. Acta DiurnaL Jurnal Ilmu Hukum Kenotariatan, 7(2).
Nurwianti, W., Lontoh, R., & Widyanti, A. N. (2025). TANGGUNG JAWAB NOTARIS TERKAIT MINUTA AKTA YANG HILANG DITINJAU DARI UNDANG-UNDANG JABATAN NOTARIS. Journal of Innovation Research and Knowledge, 4(10), 7515-7524.
Prameswari, A., Amalia, F. N., Utami, W. D., & Samosir, T. (2025). Tantangan Hukum dan Peluang Penerapan Cyber Notaris di Era Transformasi Digital. Journal of Mandalika Literature, 6(2), 316-323.
Putri, J. A., Farina, T., & Bangas, K. (2024). Juridical Review of Notary’s Liability for Storage and Force Majeure of Deed Minute in Notary Office. Journal of Law, Politic and Humanities, 5(1), 346-353.
Wiguna, B. A., Ikhwansyah, I., & Mayana, R. F. (2024). Harmonisasi Peraturan Penyimpanan Protokol Notaris Digital. Acta Diurnal Jurnal Ilmu Hukum Kenotariatan, 7(2), 193-206.
Yani, J. F., Martien, D., & Martanti, Y. (2022). Akibat Hukum Terhadap Perseroan Terbatas Atas Akta Perubahan Anggaran Dasar Yang Tidak Dilaporkan Pada Kementerian Hukum Dan HAM RI. JURNAL HUKUM, POLITIK DAN ILMU SOSIAL, 1(4), 147-168.
Downloads
Published
How to Cite
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Jimmy Tanal, Subianta Mandala
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Hak cipta :
Penulis yang mempublikasikan manuskripnya di jurnal ini menyetujui ketentuan berikut:
- Hak cipta pada setiap artikel adalah milik penulis.
- Penulis mengakui bahwa Jurnal Greenation Sosial dan Politik (JGSP) berhak menjadi yang pertama menerbitkan dengan lisensi Creative Commons Attribution 4.0 International (Attribution 4.0 International CC BY 4.0) .
- Penulis dapat mengirimkan artikel secara terpisah, mengatur distribusi non-eksklusif manuskrip yang telah diterbitkan dalam jurnal ini ke versi lain (misalnya, dikirim ke repositori institusi penulis, publikasi ke dalam buku, dll.), dengan mengakui bahwa manuskrip telah diterbitkan pertama kali di JGSP.
